合同管理是学校管理的一项重要内容,在市场经济条件下，学校作为法律主体，在与其他经济主体开展联合办学、科技转化、基础建设或后勤服务等方面的合作时，都会以合同的形式明确双方的权利义务，规范双方的合作行为。加强合同管理,有利于学校依法订立并履行合同,提高合同履约率,降低法律风险,减少经济纠纷、防止财产损失,有助于学校依法维护自身权益,对于依法治校、依法理财、规范管理具有十分重要的意义。

一、对外签订合同的分类

根据学校经济、业务类型，学校合同大致可分为以下类型：

（一）工程类合同，包括基建、维修、装饰类合同；

（二）采购类合同，包括有形资产和无形资产的采购类合同；

（三）合作类合同，包括合作开发、合作研究、合作办学、合作经营类合同；

（四）资产处置类合同；

（五）人事类合同；

（六）服务类合同，包括教学服务合同、科研服务合同等；

（七）其他类型经济合同。

二、管理流程及要求

学校合同管理流程主要包括：拟定、会审、签订、履行、跟踪监督、归档。

一般来说，整个流程由合同需求部门发起，由其负责提出并起草合同草案，同时对该合同行为的相关情况进行说明；然后交由学校进行合同会审，对合同文本进行审核并出具意见；再由学校授权签订合同，合同履行过程中进行跟踪监督，合同履行完毕后，进行统一存档管理。 

（一）合同拟定

1.明确合同订立条件

学校及所属部门（以下简称“学校”）对外发生经济权利义务关系的事项都应订立书面合同。

2.确定合同文本

（1）合同文本格式由合同需求部门按规定起草，报学校审定，由校办负责日常管理。

（2）合同文本格式在使用过程中，如发现存在漏洞或履行困难的，应书面报告校办。校办负责组织会议讨论合同文本格式的修改和拟定问题。确定修改意见后报学校审定。

（二）合同审核

学校对合同实行合同小组会签制。小组成员分固定成员与机动成员。固定小组成员为学校审计部门、财务部门、资产管理部门及校工会。小组机动成员包括凡合同涉及的主要部门，例如基建部门、教学部门、科研部门、总务部门、及后勤部门。小组成员应分工协作，各负其责。合同文本形成后，由合同会签小组审查会签，送校长审批。合同应严格按照流程会签和审批，并使用统一的合同会签审批表。学校重大经济合同及专业术语较多的合同应请法律顾问对合同的内容、条款进行咨询把关。

（三）合同签订

1.签订前考察

在合同正式签订前，合同具体拟定部门在必要时应组织相关专业人员对拟签约方进行考察，考察无疑义的即可进行合同签订。

2.签订权限

所有合同必须由学校法定代表人签署或由得到法定代表人授权的人员签署。未经学校法定代表人授权，任何单位或个人不得擅自以学校的名义对外签订合同。

合同必须经校长签字后，方能加盖学校印章。如授权人对外签订合同，必须要有正式的书面授权材料，才能加盖学校印章。

校办印章管理员应对合同文本、签名、附件进行核查，符合要求的方予以盖章。校办应对盖章完毕的合同进行编号，并将审批文件办理归档手续。

学校对外签订的所有合同，严禁在空白文本上盖章，严禁由我方签字后再以传真、信函等形式交对方签字盖章。

合同文本一式四份，其中合同正、副本各二份，甲乙双方各执正本一份、副本一份，合同正本由校办交档案部门存档；合同副本在合同执行期间由经办部门留存，执行完毕后由校办交档案部门存档。

（四）合同执行

1.合同的履行

依法签订合同后，应当全面履行合同约定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同。合同的履行由该合同的主办部门负责，各有关部门必须按合同的约定进行监督检查，以保证按质、按量、按期完成。

（五）合同的执行跟踪

合同的经办部门负责合同履行的日常跟踪工作。合同跟踪部门应指定专人跟踪合同的履行情况。合同履行过程中必须严格按照合同规定办理验收手续并经部门负责人签字确认。设备或材料进场必须办理验收手续，并经负责采购验收部门负责人签字确认。

在合同履行过程中如出现争议，跟踪人应立即通知校办，由校办召集相关人员共同研讨变更的风险和处理的方法，由双方协商解决；协商无法达成一致的，通过仲裁或诉讼程序解决。

合同在履行过程中确需变更或解除的，由合同主办部门提出变更报告，经当事双方协商后，签订补充合同或解除合同，并按合同会审流程重新签订。

变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分，与原合同具有同等法律效力，合同变更后，原合同编号不予改变。

（六）合同归档

合同履行过程中的所有书面材料应交校办存档。

按照如下规定办理保存手续：

1.合同文本一式四份，其中合同正、副本各二份，甲乙双方各执正本一份、副本一份，合同正本由校办交档案部门存档；合同副本在合同履行期间由经办部门留存，履行完毕后由校办交档案部门存档。

2.校办应分门别类建立档案，每份合同均需备一份复印件，并及时将合同签订归档情况汇总列表备查。

3.各部门因工作需要向校办借用合同复印件，必须由借用部门负责人签字，如须借用原件还需分管领导加签。借用合同（包括复印件）时须在借用表中注明借用天数、用途。校办负责及时收回借出的合同。

4.各部门应对合同进行保密，任何人不得擅自将合同（原件或复印件）借给外部门（个人），也不得泄漏合同内容。