为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高文件办理速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法。

       一、行文管理规定

    （一）凡以学校名义上报或下发的文件（报告、请示、通知、函件、等），由主办处室拟稿，经分管领导初审，学校办公室核稿后送主要领导签发。

    （二）经主要领导签发的文稿由学校办公室统一登记、用印、分类存档。红头公文由学校办公室发送，其他类别公文和材料由主办处室上报。

      二、收文管理处理

   （一）所有发至我校的公文(含传真件公文、电子文件和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由学校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。

   （二）学校主要领导负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，报分管领导阅示后，交有关负责人阅办。学校办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

      1.传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。

      2.转发交办的文件，交经办人签收，所有交办文件应定期收回，要按规定上报、存档。

      3.各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。

      4.对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。事后及时向校领导汇报并做好督办工作。

      5.上级部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。

   （三）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

      三、文件传阅制度

为使文件传阅迅速、准确、规范、安全，特制订本制度。

   （一）学校办公室对来文要及时处理，做到当日文件当日处理。

   （二）学校办公室要做好文件的签收、分类、登记工作。

   （三）按照拟办意见规定的范围，由学校办公室工作人员及时将文件送交有关领导阅批。

   （四）领导批示有关部门阅办的文件，各部门要认真登记，及时按批示意见办理，并在文件上注明反馈结果。

   （五）文件应当天阅毕，最长不超过三天，急件应随到随阅，不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员，如需继续使用，经办公室同意后，可另行办理借阅或复印。

   （六）密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室，不准复印、摘抄，不准泄露文件内容。

   （七）阅批文件，一律使用碳素笔或钢笔。

   （八）工作人员应做到勤送、勤取、勤催；及时传阅和催办。

      四、文件保存

   （ 一）对处理完的文件（含重大活动材料等），要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。

   （二）做好文件的备份工作，一般要求使用电子备份和纸介质备份，便于日常使用。

      五、本制度自公布之日起施行。